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Öffentliche Ausschreibung: Wer die Spielregeln kennt, gewinnt

München (17. Januar 2006) - Öffentliche Aufträge bieten ein erhebliches Marktpotenzial - auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Doch es ist nicht leicht, eine Ausschreibung zu gewinnen. Wer die Tücken kennt, hat die besseren Karten.

Petra Kühnel macht keinen schlechten Job. Etwa jede zweite öffentliche Ausschreibung, an der sie für ihren Arbeitgeber teilnimmt, gewinnt sie. Für Kühnel, Key Account Managerin bei dem Münchner IT-Dienstleister Retarus, ist das noch zu wenig. Sie möchte die Erfolgsquote deutlich verbessern. „Am liebsten würde ich jede Ausschreibung gewinnen“, sagt Kühnel.

Viele Firmen haben das enorme Potenzial öffentlicher Aufträge erkannt - und möchten es nutzen. Immerhin geben die öffentliche Hand und Versorgungsunternehmen in der Europäischen Union mehr als 1,5 Billionen Euro pro Jahr für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen aus. Das sind etwa 15 Prozent des Bruttoinlandsproduktes der EU. Kein Wunder, dass sich zunehmend auch kleine und mittelständische Firmen darum bemühen, ein Stück vom Kuchen abzubekommen. Auf der anderen Seite weiß jede Firma, die sich um öffentliche Aufträge bemüht, dass die Auftraggeber hohe Anforderungen an die Bieter stellen. Ein klitzekleiner Fehler - und das Unternehmen ist draußen. Selbst eine Kalkulation mit äußerst spitzer Feder ist kein Garant, den begehrten Zuschlag zu erhalten; häufig scheitern die Firmen an Formalitäten. Das ist umso schmerzlicher, da Ausschreibungen viel Zeit, Geld und personelle Ressourcen kosten. „Es handelt sich um einen schwierigen Markt“, fasst Andrea Bernert-Bürkle zusammen. „Wer die Spielregeln bei öffentlichen Ausschreibungen nicht kennt, hat keine Chance“, sagt die Expertin bei der IHK München und Geschäftsführerin des Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. (ABZ). Eine intensive Vorbereitung sei Voraussetzung, um auf öffentlichen Märkten Fuß zu fassen. Eine gründliche Vorbereitung beginnt damit, Informationen über mögliche Auftraggeber und Aufträge zu beschaffen. Die Recherche in den Medien, die Projekte veröffentlichen, ist daher unerlässlich. Hierzu zählt neben dem Bundesausschreibungsblatt die EU-Datenbank TED (ted.puplications.eu.int) mit täglich 600 Vorinformationen und Ausschreibungsbekanntmachungen über öffentliche Projekte. Firmen, denen die eigene tägliche Recherche zu zeit- und kostenaufwändig ist, können darüber hinaus den Service des ABZ in Anspruch nehmen und sich tagesaktuell mit Hilfe des Ausschreibungsservices C@TS über aktuelle Aufträge informieren (mehr dazu im Kasten und unter www.abz-bayern.de). Doch mit der Recherche im Internet und den gängigen Publikationen ist es nicht getan. Um zu erfahren, wo welche Projekte in der Pipeline sind, empfiehlt es sich, den Kontakt zu potenziellen Auftraggebern zu pflegen. „Wer frühzeitig Wind von einem geplanten Projekt bekommt, kann vom Auftraggeber vorab weitere Informationen einfordern oder ihn mit Informationen speisen“, sagt Bernert-Bürkle. Der gute Draht zu den Entscheidern hilft aber nicht nur im Vorfeld einer Ausschreibung. Auch während des laufenden Verfahrens, wenn die Anforderungen in den Unterlagen zum Beispiel nicht eindeutig formuliert sind, lohnt es sich, zum Telefonhörer zu greifen. Ein klärendes Gespräch ist allemal besser, als sich später über eine verpasste Chance zu ärgern - oder einen Auftrag an Land zu ziehen, den man gar nicht erfüllen kann. Informieren sollten sich Unternehmen aber auch über ihre Mitbewerber. Wenn sicher ist, dass man mit Firmen konkurriert, deren Leistungsprofil weitaus besser auf die Anforderungen passt, sollte man besser die Segel streichen. „Wir bringen uns nur dann ins Spiel, wenn die geforderten Leistungen zu unserem Kerngeschäft gehören“, sagt auch Kühnel. Das erhöht die Chance, den Zuschlag zu bekommen. Die Chance steigt nochmals, wenn das Untenehmen bereits ähnliche Projekte gestemmt hat, sowohl was die Art des Auftrags als auch seine Größe betrifft. Das nützt allerdings wenig, wenn die Bieter ihr Leistungsprofil und ihre Referenzen nicht bekannt machen. Gelegenheit dazu haben die Unternehmen im Rahmen des Bewerbungsschreibens. „Doch häufig bleibt vieles im Nebel“, sagt Bernert-Bürkle. „Da werden 50-Seiten-dicke Firmenbroschüren beigelegt, aber kein Mensch hat die Zeit, sich aus diesem Wust an Informationen das, was wichtig ist, herauszusuchen.“ Das heißt: Die Selbstdarstellung sollte zum einen so kurz wie nötig sein. „Der Auftraggeber will in fünf bis zehn Minuten wissen, was Sache ist“, so Bernert-Bürkle. Gleichzeitig aber sollten alle für das spezielle Projekt nötigen Informationen enthalten sein. Anstatt also nur die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, sollten zusätzlich deren Kernkompetenzen (sofern sie zum Auftrag passen) geschildert werden. Gleiches gilt für die technische Ausstattung. Neben der bloßen Anzahl der Maschinen sollte angegeben werden, ob Wartungsverträge existieren, die gewährleisten, dass die Maschinen jederzeit funktionstüchtig sind. Hilfreich ist, sich in den Auftraggeber hinein zu versetzen. Das ist nicht immer leicht, ermöglicht aber, die eigene Firma ins beste Licht zu rücken. Zumal eine Ausschreibung ansonsten keinen Raum für eine individuelle Darstellung lässt.


Im Gegenteil: Eine Ausschreibung verlangt von allen Teilnehmern die strikte Einhaltung der Formalitäten. Das beginnt mit den mitzuliefernden Eignungsnachweisen und Unterlagen, die nicht nur vollständig, sondern auch aktuell (meist nicht älter als drei Monate) sein müssen, und geht bis hin zur pünktlichen Abgabe. Wer nur fünf Minuten zu spät liefert, wird vom Verfahren ausgeschlossen. Die Praxis zeigt, dass viele Angebote an diesen formalen Voraussetzungen scheitern. Häufig fehlen Unterschriften oder Preisangaben, bleiben einzelne Positionen unausgefüllt oder die Angaben widersprechen sich. Norbert Herig, auf die Auftragsvergabe spezialisierter Rechtsanwalt bei der Münchner Kanzlei Spitzweg, hat bei einer internationalen Ausschreibung erlebt, dass „16 von 20 Angeboten nicht brauchbar waren“. Um solche Fehlschüsse von vorne herein zu vermeiden, sollten Ausschreibungsunterlagen gewissenhaft durchgelesen werden. „Man muss auch zwischen den Zeilen lesen können“, weiß Bernert-Bürkle. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Unterlagen mehrmals oder zu mehreren zu studieren. „Ich lasse die Papiere immer auch noch von mindestens einem Kollegen durchlesen“, sagt Kühnel. „Außerdem nehme ich mir für jedes Angebot genügend Zeit, prüfe es mehrfach, und schaue vor dem Verschicken nochmals, ob ich alles richtig verstanden, ausgefüllt, beigelegt und unterschrieben habe.“

Aussichten auf den Zuschlag hat ein Unternehmen trotz Einhaltung aller Formalitäten dennoch nur dann, wenn der Preis stimmt. Wer teurer ist als die Konkurrenz, hat schlechte Karten. Das heißt aber noch lange nicht, dass man mit allzu spitzem Bleistift kalkulieren sollte. Schließlich muss sich ein Auftrag auch rechnen. Besser ist, den Markt zu beobachten, um Informationen über die Preisgestaltung der Mitbewerber zu bekommen. Einen Anhaltspunkt liefert die
Datenbank TED, da hier bei Ausschreibungen oberhalb der EU-Schwellenwerte erfolgreiche Bieter und deren Zuschlagspreise veröffentlicht werden.
Nicht nur die Bieter müssen sich bei öffentlichen Aufträgen an die Spielregeln halten. Gleiches gilt für die Auftraggeber. Die Praxis zeigt jedoch, dass diese sich nicht immer an die Regeln halten. So kommt es vor, dass die Ausschreibung national erfolgt, obwohl sie EU-weit hätte erfolgen müssen, dass ein falsches Vergabeverfahren angewandt wird, ferner, dass ein Auftraggeber eine verbotene Vorauswahl trifft, wettbewerbsverzerrende Formulierungen gebraucht oder die Angebote falsch wertet. Häufig werden Aufträge sogar freihändig vergeben, obwohl sie ausgeschrieben werden müssten. Darüber hinaus kommt es vor, dass eine Ausschreibung im Nachhinein aufgehoben wird. Dies ist eigentlich nur dann erlaubt, wenn kein Angebot eingegangen ist, dass den geforderten Bedingungen entspricht, oder wenn sich die Grundlagen der Ausschreibung enorm geändert haben. Aber auch in diesem Punkt lehrt die Erfahrung, dass immer wieder Missbrauch betrieben wird - und sogenannte Scheinaufhebungen stattfinden.


Solche unlauteren Praktiken sind häufig schwer nachzuweisen. Grundsätzlich aber gilt, dass sich geprellte Auftraggeber nicht alles gefallen lassen müssen. Herig rät jedem Unternehmer, sich zur Wehr zu setzen, zumal die Rechtslage vor einigen Jahren zu Gunsten der Unternehmer verändert wurde. Handelt es sich um Auftragsvolumina oberhalb der Schwellenwerte, haben Unternehmer, die Unregelmäßigkeiten feststellen, seither die Möglichkeit, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einzuleiten, um so den Zuschlag zu verhindern. Voraussetzung ist allerdings, dass der Bieter den Verstoß bereits im laufenden Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat. „Jedes Unternehmen sollte daher während des gesamten Verfahrens ein Rügemanagement betreiben“, rät Herig. „Anderenfalls kann es später kein Nachprüfungsverfahren einleiten“. Außerdem müssen sich die Unternehmen an gewisse Formalitäten halten. So darf die Rüge nicht als „bloßer Hinweis“ verschleiert werden. Der Auftraggeber muss klar erkennen können, dass ein Vergabeverstoß geltend gemacht wird. Des Weiteren muss gerügt werden, sobald der Unternehmer Kenntnis von dem Fehler erlangt hat, das heißt in der Regel ein bis drei Tage, allerspätestens zwei Wochen (bei extrem schwieriger Sach- und Rechtslage) danach. Kommt es zum Nachprüfungsverfahren, wird der Zuschlag gestoppt. Der Bieter, der das Verfahren eingeleitet hat, bekommt also nicht automatisch den Auftrag. Vielmehr wird das Verfahren von vorne aufgerollt. Dann aber unter neuen Vorzeichen, die dem vormals gescheiterten Bieter zum Sieg verhelfen können.
Sabine Hölper

Wissenswertes
EU-weite Ausschreibung erst ab gewisser Auftragshöhe


• Öffentliche Auftraggeber müssen ihre Beschaffungsvorhaben EU-weit ausschreiben, wenn die Auftragssumme bei Bauaufträgen die Grenze von rund fünf Millionen Euro, bei Lieferaufträgen Dienstleistungen und freiberufliche Leistungen die Grenze von ca. 200.000 Euro übersteigt. Diese Werte beruhen auf Schätzungen, die
seriös und nachvollziehbar sein müssen. In
Kürze werden diese Schwellenwerte übrigens um etwa 20 Prozent erhöht.
• Die Auftraggeber müssen sich an den Allgemeinen Vergabegrundsätzen nach § 97 GWB orientieren. So müssen sie u.a. das Transparenzgebot einhalten. Dieses Gebot besagt, dass die Vergabestelle nicht nur prüfen muss, welches das wirtschaftlichste Angebot ist, sondern auch die dafür zugrunde liegenden Wertekriterien samt Unterkriterien sowie nach Möglichkeit die Gewichtung der einzelnen Punkte vor der Ausschreibung bekannt machen muss. Außerdem müssen mittelständische Interessen berücksichtigt werden. Das heißt: Große Projekte muss der Auftraggeber grundsätzlich in mittelstandstaugliche Lose aufteilen.
• Nicht jede Ausschreibung ist ein sog. Offenes Verfahren, bei dem eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Daneben existiert das Nichtoffene Verfahren, bei dem nur eine beschränkte Anzahl von Unternehmen ein Angebot abgeben kann. Eine neue Vergabepraxis ist der sog. Wettbewerbliche Dialog: Zwischen dem üblichen Teilnahmewettbewerb und der Bietphase wird eine Dialogphase eingeschoben. Die Unternehmen können während dieser Phase eigene Vorstellungen einbringen, wie die Leistung sinnvoller Weise beschaffen sein sollte. Der Wettbewerbliche Dialog kommt vor allem dann zur Anwendung, wenn der Auftraggeber noch keine konkreten Vorstellungen über das geplante Projekt besitzt, und daher auf die Inspiration der
potenziellen Bieter zurückgreifen will.

Auftragsberatungszentrum Bayern e.V.(ABZ) -
Schnittstelle für Firmen und öffentliche Auftraggeber


Das von den bayerischen IHKs und HWKs getragene ABZ unterstützt Unternehmen bei der Akquise von öffentlichen Aufträgen. Neben der Beratung von Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern sowie Schulungen bietet das ABZ folgende Dienstleistungen für Unternehmen an:
• Der Ausschreibungsservice CATS: Über C@TS können Unternehmen öffentliche Ausschreibungsbekanntmachungen aus verschiedenen Datenbanken und Medien beziehen. Dieser Service richtet sich vor allem an kleinere und mittelständische Unternehmen, für die der Zeitaufwand zur eigenen Recherche hoch ist. Diese Arbeit übernimmt das ABZ, indem es täglich in verschiedenen regionalen und überregionalen Medien nach Projekten sucht. Im Vorfeld erstellt das ABZ für jedes teilnehmende Unternehmen ein individuelles Suchprofil. Stößt es bei seiner Recherche auf eine zum Leistungsspektrum des Unternehmens passende Ausschreibung, setzt es das Unternehmen davon in Kenntnis.
• Benennung: Bei beschränkten Ausschreibungen richten sich die Auftraggeber häufig an die offiziellen Auftragsberatungszentren der Bundesländer und lassen sich Unternehmen “benennen“, die für einen Auftrag in Frage kommen. Firmen, die benannt werden wollen, können sich in eine Bieterdatenbank eintragen. Sie müssen lediglich einen Fragebogen mit Angaben über ihr Leistungsspektrum und ihre Firma ausfüllen. Das ABZ wählt dann von Fall zu Fall die in Frage kommenden Firmen aus und teilt die Namen den öffentlichen Stellen mit. Etwa 2.000 Benennungsanfragen erhält das bayerische ABZ jedes Jahr, 4.300 auftragswillige Unternehmen werden derzeit in der Datei geführt.
Fragen dazu beantworten Angelika Höß und Miriam Naukkarinen, Berater im Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. (ABZ), Tel: 089 5116-171 und -176, E-Mail: hoess@abz-bayern.de und naukkarinen@abz-bayern.de. Weitere Infos unter www.abz-bayern.de.

Bayerische Kommunen
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Bayerische Kommunen haben die Bauauftragsvergabe flexibilisiert

Bayerns Kommunen erhalten mehr Spielraum bei der Auftragsvergabe. Auf Vorschlag des damaligen Wirtschaftsministers, Otto Wiesheu, hat das Kabinett im Dezember 2004 Erleichterungen bei der Anwendung der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) zugestimmt. Künftig besteht für die Kommunen die Möglichkeit, durch die Anhebung der Wertgrenzen mehr Aufträge auf dem Wege der Freihändigen Vergabe oder der Beschränkten Ausschreibung vergeben zu können.

Wertgrenzenanhebung bei:
• Freihändiger Vergabe: von 10.000 Euro auf 30.000 Euro
• Beschränkter Ausschreibung: im Bereich Tiefbau: von 125.000 Euro auf 300.000 Euro
• im Bereich Hochbau: von 75.000 Euro auf 150.000 Euro
• im Bereich Straßenausstattung: von 40.000 Euro auf 75.000 Euro

Eine Zunahme der Freihändigen Vergabe erhöht nicht gerade die Transparenz. Kritiker befürchten sogar, dass korruptes Verhalten gefördert wird. Dies ist natürlich nicht im Sinne des Wirtschaftsministeriums. Um das Vergaberecht weiterhin transparent zu halten, dem Wettbewerb zu dienen und Manipulationen auszuschließen, wurde ein Maßnahmekatalog entwickelt, der Korruptionsversuche verhindern soll. Laut Wiesheu gestalten sich solche Maßnahmen wesentlich effektiver als detaillierte gesetzliche Vorgaben zur Auftragsvergabe. Weitere Informationen:
Armin Hantschel, Tel. 089 5116-172, E-Mail: hantschel@abz-bayern.de.